Kalendář Google – Úseky schůzek

Kalendář Google je hned po Google Mail moje nejpoužívanější služba z Google Apps. Přístup jak ze stolního počítače, tak telefonu nebo tabletu je výborná věc. S Ivanou máme například vzájemně nasdílené kalendáře, takže když mě chce objednat k zubaři (sám bych to neudělal, protože se zubařů bojím), tak ví, kdy mám volno.

A nebojte se – manželce nemusíte sdílet kompletní kalendář. Sdílet je možné bez podrobností, takže stále můžete vaše pravidelné posezení v hospodě s kamarády vydávat za pracovní schůzku.

Kromě klasických událostí lze v kalendáři vytvořit tzv. Úseky schůzek. Pomocí Úseku schůzek si v kalendáři vyhradíte čas, který si mohou vaši spolupracovníci nebo klienti rezervovat. Využití je mnoho – všemožné rezervační systémy, konzultační hodiny, apod.

Na tomto místě musím upozornit na jednu důležitou věc – pokud si chce někdo rezervovat Úsek schůzek (klient, spolupracovník, …), musí už mít Google účet a používat Kalendář Google.

Bez Google účtu nelze schůzku rezervovat. To je značná nevýhoda např. u rezervačního systému pro uživatele, o kterých nevíme, jestli Google účet mají (pacienti, rezervační systém kadeřnictví, apod.). Pokud však vytváříte Úsek schůzek v organizaci, kde používáte Google Apps plošně, není toto omezení problém. Stejně tak u komunity, kde se předpokládá používání Google technologií (např. Android).

Úsek schůzek může být rezervovaný jako jedna schůzka nebo jako úseky o určité délce. Učitel si může například vyhradit jeden den na konzultace studentům s tím, že jedna konzultace má délku 60 minut.

Pak již stačí rozeslat zájemcům o konzultace odkaz uvedený na stránce s detaily události, pomocí kterého lze rezervovat jednotlivé úseky. Vyzkoušet si to můžete na mém testovacím kalendáři (testovací Úsek schůzek naleznete 20.12.2012). Když si někdo schůzku rezervuje, objeví se automaticky ve vašem kalendáři a dostanete avízo mailem.

Nefunkční Google Now na účtech Google Apps

Používám již nějakou dobu Google Apps účet ve spojení s telefonem a tabletem, na kterém běží Android. Vše fungovalo perfektně, ale z ničeho nic se místo Google Now začala zobrazovat pouze nabídka na vyhledávání. Stejně se Google Now choval jak na Galaxy Nexus tak i na Nexus 7. Pokud jsem se pokusil v nastavení Google Now přepnout účet, fungoval pouze GMail účet (pavel.minar@gmail.com), Google Apps úcet (pavel@minar.cz) nešel vybrat.

Vybavuji si pouze dvě věci, které jsem změnil, ale nejsem si jistý, jestli obě mají vliv na problémové chování:

  • obě zařízení jsem aktualizoval na Android 4.2
  • přešel jsem na Google Apps for Business

Řešení je jednoduché, ale dokud jsem následující volbu neobjevil, tápal jsem. V Google Apps stačí zapnout podporu Google Now ;-).

Settings -> Mobile -> Enable Google Now

Neřeším, jestli problém vyvolal přechod na Google Apps for Business nebo Android 4.2, pro mě je důležité, že nyní již Google Now funguje.

Přechod z GMail na Google Apps účet – kalendář a kontakty

V předchozím článku jsme si ukázali, jak zmigrovat z GMail účtu na Google Apps poštu, nyní se vrhneme na kontakty a kalendář. Opět budu v dalším textu jako A označovat účet, ze kterého přenášíte data a B účet, kam migrujete. V mém případě to bylo z pavel.minar@gmail.com (A) na pavel@minar.cz (B).

Kontakty

Tento postup jsem našel někde na internetu – upřímně řečeno, není mi jasné, proč se provádí bod 2, možná kvůli kontaktům, které nejsou v žádné skupině. Ale provedl jsem to přesně podle návodu a vše klaplo.

  1. Pomocí volby Více -> Exportovat… postupně vyexportujte kontakty z jednotlivých skupin.
  2. Následně vyexportujte ještě všechny kontakty společně do jediného CSV souboru.
  3. Nyní pomocí volby Více -> Importovat… postupně naimportujte všechny CSV soubory – skupiny se vytvoří samy.
  4. Na závěr použijte Více -> Najít a sloučit duplicity…. Tato funkce najde a sloučí případné duplicitní kontakty.
  5. Pokud při importu vzniknou skupiny „Importováno …“, můžete je smazat.

Kalendář

U kalendáře je přenos mezi účty velmi jednoduchý:

  1. Na účtu A pomocí volby Nastavení -> Kalendáře -> Exportovat kalendáře vyexportujete kalendáře jako jeden balíček ZIP (obsahuje několik ICS souborů pro jednotlivé kalendáře).
  2. Rozbalte jednotlivé soubory ze ZIP balíčku.
  3. Vytvořte na účtu B kalendáře, které jste používali na účtů A (pokud jste používali více kalendářů než jenhlavní).
  4. Na účtu B pak pomocí volby Nastavení -> Kalendáře -> Import kalendáře naimportujte do jednotlivých kalendářů příslušné ICS soubory.
  5. Na účtu A už jen pro pořádek kalendáře smažte.

Přechod z GMail na Google Apps účet – pošta

Konečně jsem rozjel na doméně minar.cz Google Apps. Jednak, protože jsem hračička, pak také kvůli instantní notifikaci na PDA při příchodu nové pošty (doposud jsem řešil stahováním pošty z pavel@minar.cz přes POP3 na GMail účet, což ale Google dělá jednou za cca 15 minut). No a pak také kvůli zmatkům v pozvánkách v kalendáři (pokud přišla pozvánka na pavel@minar.cz, zanesla se sice do kalendáře, ale odesílatel už nedostal zprávu o tom, že jsem schůzku potvrdil).

Narazil jsem však na problém, jak ze starého GMail účtu přenést data na Google Apps účet. Snad následující řádky někomu pomohou.

Neberte prosím tento článek jako kompletní přesný návod. V podstatě jsem ho sepsal jenom proto, protože jsem líný. Nechtělo se mi migrovat další uživatele, tak jsem pro ně napsal tento návod, aby byli schopni si provést přenos sami. Věřím, že pokud někdo už řeší přechod z GMail na Google Apps, tak je dostatečně zdatný v tom, aby i takovýto „fofr“ návod stačil. Každopádně, pokud máte jakékoli dotazy, pokusím se je zodpovědět – použijte prosím diskuzi pod článkem.

Také je docela možné, že existuje jednodušší způsob a mnou popsaný návod je tak trochu „brute force“. Pokud znáte lepší způsob, budu rád, když se podělíte. Děkuji.

V dalším textu budu jako A označovat účet, ze kterého přenášíte data a B účet, kam migrujete. V mém případě to bylo z pavel.minar@gmail.com (A) na pavel@minar.cz (B).

Pošta

Nenašel jsem jednoduchý postup (na jedno kliknutí), jak přenést poštu z GMailu na Google Apps včetně štítků. Jako nejjednodušší mi připadalo připojit oba účty přes IMAP do poštovního klienta a přenést složku po složce. V mém případě to mělo navíc jednu výhodu – udělal jsem si v poště konečně pořádek.

  1. Na obou účtech (A+B) zapněte v Nastavení -> Přeposílání a protokol POP/IMAP přístup přes IMAP
  2. Pomocí vhodného poštovního klienta (já použil Windows Live Mail), který zvládá IMAP se připojte k oběma účtům. Potřebná nastavení (adresy serverů, SSL) jsou vidět na následujících screenshotech
  3. Nyní postupně (štítek po štítku) přeneste zprávy z A do B. Pro jistotu jsem kopíroval (nepřesouval). To pro případ, kdyby se něco nepovedlo.
  4. Vypněte IMAP přístup na obou účtech
  5. Nyní znovu ručně vytvořte filtry, projděte nastavení (např. automatický podpis) a je hotovo.

V dalším dílu se podíváme na migraci Kontaktů, Kalendáře a případně dalších služeb.